2019年即将结束,大家应该都在忙着年终总结和明年计划。本文作者从实际工作出发,结合自身经验,分享了用设计思维做好年终总结的思路方法,供大家借鉴。

用设计思维,做好年终工作总结

又到了很多公司要求员工提交年终总结的时候了,相信有不少读者朋友和我有一样的心里OS:又整这些“形式主义”…

坦白讲,当面对年终工作总结时,我这个平时写文章比较多的、有点文字功底的职场老司机来说,内心难免都会有些抵触,更何况对于职场新人和设计初学者来说,内心拒绝那也是正常的。

我们内心抵触写总结这件事,真正的原因并不是我们没有能力写,而是年终总结这件事,本质上是管理,管理很多时候本来就是反人性的。

但是,写工作总结这件事,对我们自己、对公司,偏偏又很重要。因为我们写年终总结的过程,就好比在沙子里淘金,在各式各样的工作内容里,发现那些对自己、对公司有价值的亮点。

好,进正题!

从产品设计的角度,重新认识工作总结

不管你是UI、交互还是产品设计,我们在设计产品时都会考虑用户体验,我们经常会自己问自己很多问题:

    用户能看懂吗?用户会用吗?我设计出来的UI,是用户希望看到的吗?用户会不会有疑问?…

那既然面对这些问题,我们已经轻车熟路,那我完全有理由相信你接下来会认识工作总结的本质。

我们知道产品的形式有很多,平台型、应用型、工具性等等,那工作总结本上属于内容型产品,而设计、生产、交付这个内容型产品的人,就是我们自己。

所以,我们可以用熟悉的设计方法和思维,去写工作总结。

好,下面我们试试看~

01 确定产品(工作总结)目标和用户

我们平时在设计交互和UI时,经常会思考产品的目标是什么?这个交互任务和UI要达到什么样的目的?

那工作总结的目标是什么?

这个问题其实不难,工作总结的目标除了要达到对过去工作的复盘、对未来的思考和规划之外,还有一个非常重要的目标:让领导和公司看到你的成果和价值,以及未来你打算如何创造更大的价值。

说完目标,我们来说用户。

用户1:直接领导/主管

主要关注点:

    你做了哪些事?效果怎么样?是否达到他的预期?你在动手做设计之前,有没有自己的思考和分析?你的设计,有没有帮到产品目标、用户体验?对未来的产品体验和自己的工作,是怎么想的?能不能总结分享一些经验给团队?…
用户2:HR

主要关注点:

    你的产出和成果,是否与你的岗位匹配?你为团队、为公司,做了哪些有价值的事情?目前你在行业内,处于什么样的Level?平时自己有学习和充电吗?未来准备如何提升?…
用户3:自己

主要关注点:

    对自己的产出能打多少分?我可以用这份总结,去和老板谈加薪不?未来需要提升的地方有哪些?…
用户4:同事

有些公司的同事之间是互相看不到工作总结的,如果能看到的话,我是觉得这是我们SHOW出自己专业度、口碑的好机会。

特别是咱们做设计的,上战产品,下撕程序员,有机会SHOW一波自己的专业和态度,会让团队越来越信任你,以后工作也好开展。

02 用设计方法和思维,写工作总结

搞明白工作总结的设计目标和用户之后,接下来是运用我们熟悉的设计方法去写工作总结。

1. 信息架构 = 工作总结提纲

我们设计产品交互和UI之前,一般会根据产品目标和功能,设计出信息架构。我们可以把信息架构,理解成工作总结的提纲。清晰的信息架构和提纲,可以帮助读者用户快速进入状态。

很多公司应该会要求使用统一的提纲,如果没有统一要求,我这里分享一个提纲供参考:

    工作产出和价值个人成长和进步不足与差距思考与规划
2. 设计规范 = 写作技法

说到设计规范,我们就非常熟悉了。不同平台有不同的设计规范,大到页面布局,小到组件的选择。

那工作总结的“设计规范”就是写作技法,比如金字塔原理、结构化表达、归纳法、MECE法则等等。

合适的写作技法好比合适的设计规范,可以降低用户的学习和阅读成本,将无序的信息,有序地表达出来,让读者更快更容易的理解我们真正想表达的。

技法1:归纳法

工作总结,总结的不只是完成的一个个待办事项,更是这些事项的成果和价值。

所以,写工作产出前,我们可以先按照时间的顺序,回忆和罗列出一共完成了多少项待办,然后运用归纳法,进行归类。

因为,经过归类、并且有规律的信息,才容易让读者快速阅读和记住。

举个例子:

1月份,你参与了XX项目版本的设计,设计了X个页面,X个图标,设计了X个宣传图,优化了X个页面的体验和风格,升级了X模块的交互和视觉体验,更新了X项设计规范等等。

往后的2月份、3月份甚至很多个月,其你发现大多数的设计工作是按部就班的,上游将需求给你,你根据需求输出设计方案。

但是,如果按照这样的时间顺序写在工作总结里,给读者的感受就是记流水账,因为这是没有被归纳和设计过的「信息架构」提纲。

相反,如果用归纳法去重组,我相信效果会好。

比如,可以按照工作成果的类别进行分类:

    在产品迭代方面的设计产出:X个迭代版本,X个页面在UI风格/交互体验/图标等专业领域的优化:X个页面,X项优化,X个图标在设计规范方面的推进和迭代:新增了X项规范

这是按照工作类别分来归纳的案例,PS:记得写上关键的数据哦。

再比如,如果如果期间岗位发生了变化,可以按照岗位大类进行归纳。因为读者(领导和HR)一般很关注一个员工在换岗之后的工作表现。

那么,归纳之后就完事儿了吗?No,归纳分类只是将信息合理的重组到一起,还有一步很重要,就是:写出各类工作的成果和价值。

请,接着往下看。

技法2:先果后因,结论先行

我们平时工作中很可能遇到这种情景,一个人说了半天,听众也不知道他到底想表达什么。估计非要等他说完,我们才能get到他的意思,你说急不急。

这个现象的本质是:说话的人是按照事情发展的前因后果的顺序去表达的,听众当然要听到最后才知道他想表达的重点。

但是,我们写工作内容和成果的顺序其实应该是倒过来,把「果」写在前面,作为论点去传递,让读者快速看到我们的重点;然后把「因」写在后面,作为论据去论证「因」。这就是金字塔原理的核心之一:结论先行。

比如,我们要概述这一年的个人成长。

正常的因果顺序是:

2019年,做了20个版本的交互工作,3个关键项目的设计思考与落地,优化了12项交互体验,落实了10项设计规范,组织了10次交互评审。(因)

所以,我在交互岗的能力,可以达到腾讯/阿里的XX级别。(果)

BUT,写到工作总结里时,需要将因果颠倒,也就是:

我的岗位能力已达到腾讯的XX级别。(果)

2019年,做了20个版本的交互工作,3个关键项目的设计思考与落地,优化了12项交互体验,落实了10项设计规范,组织了10次交互评审。(因)

说到这里,你会发现这个套路其实就是我们中学写议论文的套路:论点在前,论据在后。

Tips:

如果是Word形式的总结,就将「果」作为标题,「因」作为正文描述。如果是PPT形式的总结,那将把「果」作为标题放在版面靠上,把「因」设计成数据+图标的风格放在下面,记得字要大哦~3. UI/视觉设计 = Word版式/PPT模板

不管是Word形式的总结,还是PPT形式的,视觉效果都是很重要的,这好比我们平时设计的UI。

如果是Word形式,至少要做到几点:

    字体统一标题与正文的文字大小粗细要有对比行高至少1.5倍或者固定行高至少18一些辅助说明的文字用灰色(我知道你们喜欢叫“高级灰”)这些点和UI设计其实是很像的,我就不啰嗦啦~

如果是PPT形式,找一个符合公司行业属性和审美的PPT模板,排版设计一下。注意,视觉效果为内容服务,不能喧宾夺主。

总结

    工作总结本质上是内容型产品,写之前需要明确目标、用户写的过程中,运用合适的写作技法(归纳法、先果后因),可以事半功倍。这个过程如同我们在参考设计规范,设计产品的信息架构、页面布局、组件等等。

小插曲

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#专栏作家#

王晗陵,微信公众号:设计意志(ID:D-Minder),人人都是产品经理专栏作家。关注交互/UI设计领域及职场能力,擅长需求分析、用户体验和原型设计。

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