本文介绍了开好总结回顾会的三种小工具,希望对你有所启发。

3种方法,教你开好总结回顾会

在敏捷开发中,每个迭代结束后,都会召开回顾会或者说总结会,总结本次迭代中的经验教训,找到之后工作的改进方向。

Esther Derby 和 Diana Larsen 在《敏捷回顾》书中描述了回顾的一种常见组成:

    前期铺垫(Set the Stage)收集数据(Gather Data)产生见解(Generate Insights)决定做什么(Decide What to Do)结束回顾(Close the Retrospective)

通常,在收集数据和产生见解部分,敏捷回顾会从两个方面进行,well和less well,也就是做得好的地方和做的不够好的地方。

但在实际操作中,常常会遇到会议主持人直接问大家哪里做的好,哪里做的不好,大家一时语塞、面面相觑的尴尬状态。

因此,在实际操作中,需要会议主持人适当采取一定的引导措施,帮助大家梳理思绪,有序表达,从而达到真正的总结回顾、持续改进的目的。

以下是一些小工具。

一、问问题

这是最简单易行的引导工具,通过问团队问题、收集并分类答案,然后利用其结果制定出下个迭代中团队可以实施的改进行动。

需要注意的是,选对问题,才能帮助团队加深对重要和紧急事件的洞察,从中找出潜在改进点。然后再通过询问更细节的问题,帮助团队更深入地进行回顾。

一些常用的问题集:

有什么是我们做得不错的,如果不讨论或许就会忘记?有什么是我们学到了的?有什么是我们下次应该换种方式的?有什么是依然困扰着我们的?什么能帮助我们成为一个成功的团队?我们是怎么做的?这个迭代中,有哪些地方、什么时候出现过问题?你对谁有期待,期待什么?被证实有效的是哪些工具或技术?无效的呢?我们最大的障碍是什么?如果可以改变一件事情,你会改变哪一件?触发了这个迭代所遇问题的原因是什么?针对这些原因,可以做哪些事?解决这个问题,需要团队外的人们做些什么吗?

使用时可以根据具体场景灵活选择对应的问题。使用开放性问题引出可提供更多信息的答案,然后再跟进发问,比如“五问法”,可以帮助团队更深入地理解所发生的事情。通过举例说明具体情况,总结答案可以形成团队共同理解并对团队将要采取行动达成共识。

二、海星法

通过这个工具,团队可以得到一副全景图,了解到团队内发生了哪些事情、哪些事进展顺利、哪些事进展不利。

具体而言,首先,找到一片空地,将之分为五个区域,分别命名为:Start、More、Keep、Less、Stop。其含义如下:

Stop停止–不能给团队或客户带来价值的活动、向流程引入浪费的活动。Less减少 – 事倍功半的活动,也有可能是以前引入但并未带动流程整体改进的活动。Keep保持–团队成员想保持的好的活动或练习。这些都是已在应用中的活动。More增加 – 团队应该更多关注或更频繁进行的活动。Start开始 – 团队想采用的活动或者想法。

然后,开始头脑风暴。请大家在便签上针对每个区域写下1-3条自己的想法,贴在对应区域。

之后,按照停止-减少-保持-增加的顺序,主持人大声读出大家的便签,并组织大家进行简短讨论,看看大家是否持同样的看法。

最后是开始区域,可能有不止一条想要开始的想法,而一下子同时开始太多新的事情对于团队而言是一件很有压力并且不容易践行的事情。

因此,在开始区域,可以请大家通过投票来选出团队认为最重要、最需要开始的事情。然后有针对性的对这件事情制定执行计划。

顺序有很大的影响,从负面主题开始、一点点地转向积极主题,相比让团队按照随机顺序进行,更能够帮助团队做到带着更多的积极情绪结束整个回顾。

三、帆船法

帆船法可以帮助团队识别目标、困难、风险和好的实践。

首先,在白板上画一条带锚的船、一些礁石、一些云和一个岛屿。

岛屿代表了团队的目标和愿景,每天工作的目的是为了到达这些岛屿;岩石代表了在途中可能会遇到的风险;船上的锚代表了使船变慢的阻力;云和风代表了帮助到达目标的任何因素。

然后开始团队的头脑风暴。团队围绕图画上的不同区域猛抛各种想法。给团队 10 分钟时间让他们都写下来。然后再给每个团队成员 5 分钟时间大声读出他们的想法。

随后,团队开始讨论该如何贯彻执行那些写在云和风上面的想法。这些好想法都是对团队有帮助的,需要坚持实践。接下来团队还要讨论如何规避识别出来的那些风险。最后,让团队选择影响进度的最重要的问题。同样的,如果重要的问题有很多,可以团队共同投票决定。

最终, 团队得明确修复问题所需要的步骤并总结这次回顾。

结语

上面介绍了三个简单易行的回顾引导小工具,希望帮助大家解决回顾会上直接头脑风暴无话可说的尴尬问题。但需要说明的是,发现问题只是第一步,更重要的是,在发现问题之后,能够制定改进措施,并坚持执行,这样才能真正帮助团队越来越好。

本文由 @扶木桑 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议




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