对职场人来说,良好的沟通表达能力是非常重要且不可或缺的一项能力。那么如何做到明确表达意思,并做到高效表达呢?笔者将告诉你答案。

明确表达主题,让别人秒懂你的意思

一、高效表达的关键步骤

高效表达可以提炼为3个关键步骤,首先第一个关键步骤是:定主题

首先举个简单的例子,在年中总结会上,你说了这样一段话:

我上半年做了好几件工作,做了一场市场活动,有一万人参与。

年中的时候做了1次裂变活动,覆盖1万人。

9月求职季的时候,针对大学生又做了一次帮忙改简历的公益活动,在各大高校推广,我们的小程序涨了3万人。

前几天,我把这些活动做了个总结复盘,内容已经发给其他同事,大家一起学习了。

老板会是什么感觉呢?可能是一脸懵,也可能会反问一句,“所以你能概括下做了些什么吗?”

接下来小王发言了,他说:

我这半年的工作核心围绕「用户量增长」展开,这也是今年公司的发展重点。我一共做了3次活动,带来了5万新用户,并且把这些活动总结成方法论教给了运营部门的所有同事。

对比一下之前的表达,很容易发现,没有明确的主题,过于琐碎的事情没法让人记住。

但有主题,就相当于给老板划了重点,一眼就能看到你的工作成果,这样的汇报可以帮助让原本繁杂的工作中得到系统性的总结,不仅能帮助提升能力,内化成自己的知识结构,更能让你的领导看到你的结构化思维和比较严谨的逻辑思维能力,让你在众多平淡无奇的总结中脱颖而出,避免“做了90分,只说了60分”的情况。

所以你的表达必须要有主题,这跟你说了多少信息没有关系。而且,你还需要一开始就明确这个主题,而不是让别人在听得过程中帮你概括主题。

关于明确主题,斯坦福大学有个非常有趣的心理学实验,这个实验把测试人员分为AB两组。

A组人被要求在桌子上打出一些耳熟能详的儿歌的节奏,由B组人来猜歌名。

结果,B组猜对了120首重的3首,正确率只有2.5%。

更有趣的是,A组人认为B组至少可以猜对一半,也就是50%。

为什么会出现这么大的偏差呢?

实际上因为双方信息、认知不对称,你很容易觉得自己说得很清楚,因为你脑海里是有那首歌的。但是别人并不这么理解,就像B组人员。他们只能靠猜测,正确率自然就低了。

所以,在表达中,为了避免双方的理解偏差,你需要在一开始就明确主题。否则,说了半天,就是白费口舌,对方可能根本没有明白你表达的核心观点。

二、如何确定真正的主题?

既然主题这么重要,那么到底什么是真正的主题?

举个例子,一位活动策划人员向老板汇报项目准备进度,他说:

“老板,我这次主要是和你汇报下咱们周年庆活动的进度。首先,是场地…其次,公司内部人员…”

他这样的表述,算不算明确了主题呢?

严格来说,并不算。因为他只说了汇报和“周年庆活动相关”,并没有点出自己核心想讲什么。

如果你是老板,你还是要听他讲完才能得到有用的信息。

事实上,一个主题应该是表明了所讨论内容你持有的观点或想法。

这个时候,如果他的表达优化为:

“老板,咱们周年庆活动整体进度不错,只是在内部人员合作上出现了小的挑战,我特别需要您的帮助。”

然后再具体展开,这样老板才能抓到重点,知道你是来干嘛的。

三、如何明确表达的目的

除了不知道什么是真正的主题,那么接下来,我们再来看下第二个障碍:表达的目的不明确。

也就是,讲话的人其实也不清楚自己表达是为了什么。

那么,你该如何确定表达的目的呢?

这其实没有一个普世的方法论,但我们可以用“工作汇报”这个高频场景为例,给你分析下。

假设你要做的一次工作汇报,如何来定义汇报主题呢?

1. 定义清楚汇报的对象

职场中遇到的工作汇报对象有很多,所以汇报前,你要分清楚,这次是和公司大老板汇报、和部门负责人汇报还是和你的直属老板汇报。

不同的人对于工作的了解程度是不同的,这就意味着他们的关注点也是不同的:

像公司的CEO或者高层,他们更关注公司的战略,因为你在汇报表述时需要多把自己的工作跟公司战略挂钩起来讲。至于部门的管理者,他们更加关注部门的业绩,重点在于战术层面。所以做汇报时需要多把自己的工作跟公司战略挂钩起来讲。而你的直接领导,不仅关注你的工作业绩,也关心你的个人成长。因此,除了业绩,你在汇报时也可以适当讲讲自己在工作中遇到的困难,以及你是如何克服,并且沉淀方法论的

一句话,表达时你一定要站在对方的角度思考:他关心的到底是什么?这样的表达才更有针对性。

2. 明确汇报目的

搞清楚汇报对象后,搞清楚汇报要达到的效果也特别重要,它对你的主题也很多价值。

每一次的工作汇报都是有目的的。除了讲清楚具体的事情之外,你可能会有奖金、升值加薪等等诉求,希望借这些工作汇报达成目标。

这里展开一下,在公司里面,奖金代表对你过去的认可,升职加薪是对你未来的期望。所以,你先要确定,哪个是这次汇报的重点。

如果你的目的是奖金,那么主题就应该突出成绩,表达为之前做到了哪些事情。如果目的是升值加薪,那你就要讲讲未来的期望,以及你的潜力。

未来要怎么汇报呢?

这里也有两个常见角度供你参考:

一是谈谈你的能力,比如让老板看到你的团队管理能力或是项目管理能力;二是讲讲接下来打算做什么,比如课程最开始提到的“用户增长”的例子。

我其实可以接着说,“我接下来一个项目的工作目标是…..,打算如何达成……”以展示我对工作的清晰规划。

好了,刚才我们以“工作汇报”为例,向你展示了如何根据表达场景来设计表达主题。

在每次表达前,需要先想清楚这个问题:谁在听你说话?你想达成的效果是什么?

四、总结

这一节,我讲了高效表达的第一个关键步骤“定主题”。

职场上,时间宝贵,所以当你开口表达,一定要明确主题是什么,不要让你的听众帮你概括。而要做到这点,你得知道,主题其实是你对于要讨论的内容所持有的观点或想法。

然后,通过对“工作汇报”场景的分析,向你展示了如何根据听众的身份和讲话的目的,来找到合适的主题。

有了一个好的主题,其实表达已经成功了一半。那接下来你要怎么说,才能让表达更有条理、更有逻辑呢?后面的文章会用3个实用的框架,帮你解决这个问题。

本文由 @Stella 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议




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