对老板来说,他大部分的时间与精力都被业务与外部沟通所占据。如何在极其有限的时间内容跟老板汇报,让老板清楚我们的工作进度、成果,以及问题求助呢?这时候,高效汇报就显得格外重要。

3分钟高效汇报,让老板对你刮目相看

首先,我想请你猜一猜,你的老板每天会花多少时间在你身上?

你可以估算下,给出一个百分比。

好,我这里给你提供一份数据供参考:

据我之前在咨询公司时候对客户的统计,一个管理者的时间,60%用在业务上,20%花在跟他老板相处和跨部门相处。

所以这样算下来,他只有20%的时间用在下属身上。那假设他有6个下属,摊下来,花在每个人身上的时间就只有3%。

那么你让他在3%的时间里听到、看到什么,决定了你在他心中能够被感知的分量。

职场上有句话,“做得好,不如说得好”,这其实有一定道理,因为老板有时候真的会“眼瞎”,不是能力问题,不是意愿问题,而是他时间精力问题。

所以,做好工作汇报,是对你自己工作负责任的一种表现。那工作汇报一般会有哪些类型呢?

我按照汇报内容的不同,分为三类:

    汇报进度汇报成果汇报困难

1. 汇报进度

汇报进度,也就是告知对方进度如何。

我刚才说,每个管理者给下属的时间只有3%,所以你必须主动出击,定期向上级汇报工作。

它不仅是一种工作形式,更是你获得老板信任感的重要方法。就像现在的外卖app能够让用户实时掌握动态一样,你的汇报同样能让老板有掌控感,否则就会像等外卖一样,感到焦虑。

工作汇报并不难,最重要是你的心态转变。我们有时候很难接受,觉得老板为什么三天两头问我工作如何了,但想象一下等外卖,其实就可以理解。

汇报是你重要的工作职责之一。就算老板没有强硬规定你何时汇报,你也要在一些关键节点找他谈谈,让他看到你积极主动的状态。

2. 汇报成果

这种汇报往往是在一个项目或一个任务结束后进行。如果做得好,它会是你的职场高光时刻。

很多人在汇报成果时,容易犯的错误是把做过的所有事情的过程都讲一遍,以突显最终实现结果的不容易。

但,这样真的能让老板觉得你很优秀吗?答案是,不会!

电影《穿普拉达的女魔头》里有一句经典台词,时尚杂志总编米兰达听助理安迪汇报工作的时候,无情地打断她说:我对你无能的细节不感兴趣。老板根本不关心你滔滔不绝的细节。

那怎么才能让成果汇报出彩呢?

我的建议是使用关键数据和故事。如果你想让数字更有冲击力,可以考虑使用图表呈现,让信息一目了然。实际上,数据是理性呈现,故事是感性打动,只有理性和感性相结合,才能给人留下深刻印象。

3. 汇报困难

这也是很多人最头疼的一种汇报场景。一方面,和老板说遇到困难,可能显得自己很无能;另一方面,遇到困难和老板求助,要资源又怕遭到拒绝。

其实你不必为此感到困扰,职场不是学校,老板也不是老师,你更加不是一个被考评的学生。工作中遇到困难是必然的,不然要老板做什么呢?

老板的作用就是提供资源,帮助你把事情做好。

但当你真的遇到困难,需要和老板汇报时,也要注意技巧,千万不要直接带着问题去汇报,正确的方式是要带着解决方案去汇报。

这里,你可以采用第二节课提到的“解决问题结构”(What-Why-How):先说存在的问题,再说产生的原因,最后提出你认为可行的解决方案。

注意,这里解决方案最好有2个,要让老板做选择题,而不是填空题,或者判断题。

比如,你策划一场线下活动,但邀请的嘉宾临时有事,极有可能来不了现场,你可以这样汇报:

    老板,这周五的活动嘉宾方面出了点小问题。(问题)我按计划邀请了A嘉宾,他也的确答应了。但刚收到微信消息,他说临时有事无法到场。(原因)那我觉得嘉宾部分有2种可行解决方案:一、现在去尝试邀请大咖B,代替A嘉宾;二、重新调整活动策划,把涉及到A嘉宾的部分都修改掉。(解决方案)您觉得哪个更合适呢?

这样说,已经很好了。如果更进一步,你还可以站在老板的角度,对这两个方案做利弊分析,以帮助老板更好地决策。

比如,你可以继续补充:

方案1的话,临时找,时间上很紧张,需要您出面去邀请。万一他也没有答应,我们就很被动了。方案2的话,整体变化大,各团队都要同步信息共同应对。时间上看是来得及的。

所以,我建议优先考虑方案1。您觉得呢?”

这样的工作汇报,才是老板真正想听到的。所以,总结一下,汇报困难的表达公式是:问题-原因-解决方案选项-利弊分析。

以上就是3种常见的汇报,在时间紧迫下,讲重点、讲结论、讲老板最想知道的内容,才是这个问题的最优解。

当然,除了把话说清楚,在汇报的过程中,你也要随时关注老板的反应,并调整汇报的节奏。比如,老板有点不耐烦,那就赶紧说主题、说重点;如果老板皱眉,那可以补充一些数据、事例佐证你的观点。

当然,还有一点非常重要,那就是老板的风格!他是简单直接,关注结果的人,还是细致认真,关注细节的人?你可以用心观察一阵子,摸清他的风格,能够让沟通更顺畅。

本文由 @Stella 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议




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