很多人都有类似的经历,当需要其他部门同事配合完成工作,项目需要跨团队协作时,总是会遇到重重难题。如果没有做好沟通,可能会影响后续项目进程。如何在会议上发言,让对方接受你的方案,推动跨部门合作?本篇文章分享了会议发言的技巧,供大家一起学习参考。

4层会议发言结构,助力推动跨部门合作

我先来描述下一个场景,你就是其中的主人公:

你是公司的一名数据分析师,工作非常忙碌,但总是有其他业务部门的人跑过来找你提临时需求,导致你经常无法按时完成既定工作,严重影响工作效率。于是,你想出一个对策,制定了《业务部门给数据团队提需求的流程和规范》。

这天,你约各业务部门负责人开会,要求他们以后的数据需求必须按照流程走,否则都不接受。但其业务部门往往是老大,他们业绩好、功劳大,并不重视你的要求。这时候,你在会议上要怎么陈述自己的方案,才能推动这件事走下去呢?

当然,这个案例我做了简化。在实际工作场景中,你是需要提前跟一些刺儿头一对一沟通清楚、获得他们认可的,然后你才能开大会,否则肯定会被自己坑死。

我相信,很多人都有相似的经历,当你想要其他部门同事配合你的工作时,总是会遭遇各种推脱和阻碍。你需要不断推进工作,这种”推进“其实是一种很常见的高难度沟通场景。

现在很多公司都有项目制,都需要跨部门、跨团队协作推进。但一旦涉及其他部门,往往在进度安排、角色分工和资源调配上,会出现各种各样的矛盾。而且在沟通中如果不能好好说话,很可能影响团队间关系,影响项目进度。

为什么跨团队合作和沟通总是这么难?

原因主要有2点:一是,各个部门的优先级事项不同;二是,各方的理解存在偏差。

第一点,各部门优先级不同,我想你应该能理解。像上述场景中,尽管规范数据流程对数据部门很重要,但对业务部门其实没那么重要。如果因为要走数据流程,而耽误了他们的销售业绩和时间,那才是绝对不能接受的。

第二点“理解偏差”,是指各方对合作事项的理解不一致。比如,双方对任务难度理解不同。数据团队认为提需求不就是填个系统表格嘛,多简单呀。但业务团队却认为要填写申请特别麻烦,他们有别的事要忙。再比如,双方对任务需要交付的时间理解不一致。数据团队认为的“尽快”是在当天完成,而业务团队则觉得“一周”也挺快了。

搞清楚这两个背景,我们就能够在心态上接受跨团队沟通的挑战,从而能够做得更好。

面对这种情况,怎么做?

今天这节课,我们先把这个问题简化为:在跨部门合作的沟通会议中,要如何陈述方案,才能最大程度地避免这两种偏差,顺利推动合作发生呢?

首先,你需要明确一个职场跨团队沟通的原则,那就是谁痛谁负责,谁痛谁解决。在上述案例中,如果临时数据需求已经严重影响你的工作了,那你必须以负责人的姿态,主动去推动合作,因为别人是没这个动力的。

其次,你需要在会议的一开始就明确地陈述你的想法。很多人存在误区是,以为自己讲清楚了,但其实参与会议的其他团队同事还是一头雾水。

这里我给你提供一个陈述方案的架子,你可以参考。

因为陈述方案的目的既是解决问题,又是推销自己的想法,所以这个架子其实灵活结合了前面文章提到的“解决问题结构”和“FAB结构”(属性-优势-利益)。

这个陈述方案的结构一共有4层,分别是:

    为什么(Why)做什么(What)有什么好处(Benefit)马上行动(Action)。

乍一看挺复杂的,但其实是环环紧扣的。我先给你解释下,每个部分分别要说点什么。

第一步是说为什么,为什么部门间需要合作推进某件事情的发生。这部分你可以讲讲事情的背景和问题的严重性。它的核心目的是唤起对方关注,让他们产生“的确是这样,我们要做点什么了”的想法。

第二步是说做什么,也就是你希望参与的各部门在项目中分别做点什么。这里是陈述主张的核心部分。需要注意的是,你给出的陈述一定要明确,以显示你的确经过了深思熟虑,否则别人很容易就反驳你。

第三步是讲讲推进这件事对各个部门有什么好处。这一步很重要,但很容易被大家忽略。说到底,还是没有站在对方的角度想问题。如果你能够为对方的行动创造一个好的理由,那这件事推动下去的可能性至少提高了30%。

第四步,也是最后一步,你要说说马上大家可以完成的行动。在销售话术中,这叫“临门一脚”,敦促大家从静止观望的状态,切换到即将行动的准备状态。我猜,很多人都有这样的感受:会上说得好好的,会议一结束,大家依然没有行动。这其实就是缺乏临门一脚,拆分出最快能够实现的部分先做,让合作先跑起来。

那么针对课程一开始的案例,你可以怎么运用这个结构来表达呢?

你可以这么说:

    未来各团队数据需求必须通过规定的流程,否则我们不接受需求。我理解大家提出的每个数据需求都很重要,可能关乎到几十万的营收(认可)。但是临时需求严重扰乱了原本数据需求的处理进度,导致交付时间一次次推迟,影响了那些按流程提需求的部门,也影响了我们部门的工作效率(Why)。所以,我结合实际情况,制定了“业务部门给数据团队提需求的流程和规范”,希望每个部门都组织同事学习,并且严格按照流程走(What)。这样一来,我们的工作效率会提高,也能为大家提供更多的数据支持,而且,这样能够提升各部门同事全局考虑和项目管理能力(Benefit)。我建议,大家现在先看下这份规范,如果有问题,可以在会上直接和我确认。如果没问题,我会邮件全公司,就算是一个正式通知了(Action)。

怎么样,用了架子,是不是整体表达更有逻辑,思路也更清楚了呢?

本文由 @Stella 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议




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