无论是在工作还是学习,都少不了讲究“效率”二字。然而也越来越多的人经常会有种时间不够用的感觉。那如何有效的利用时间,提升效率呢?这篇文章将会告诉你如何在不影响质量的同时,用更短的时间,完成更多的工作。想要提升自己工作效率的小伙伴们不妨进来看看。

如何提高工作效率,拥有自由支配时间?

受疫情、跳槽高峰期影响,公司人员流失。越来越多的工作量,压在了现有工作人员的身上。新的一年,公司找寻新的渠道、新的模式。为了降低尝试成本,给很多岗位上的人,都追加了全新的工作任务。谋求发展,渴望进步。你在职场中寻求更多机会的同时,也意味着,你必须承担更多的工作责任。工作之外,你还希望有更多的时间留给学习,留给自己,留给家人。

越来越多的工作,与可自由支配的时间,永远充满了矛盾。

但再忙的公司里,也总会有看起来相对轻松的人。他们可能来自高层、中层,也可能来自基层。其中,有应付交差的人,也有甩手掌柜。

然而,能用更短时间,出色完成更多工作的人,同样也会存在。

拥有更多可支配时间,不是哪个阶层、哪个岗位,都能为自己赢得特权。学会如何用更短时间,完成更多工作,就是最直接的答案。这不仅是在为公司节约成本,也是在为自己,找回学习成长、展现自我、享受生活的时间。

我们往往渴望“拥有自由时间”的结果,却忽略了“压缩工作时间”的过程。这个过程,很容易。

一、加速篇——刻意练习

你有没有为自己的工作设定过时限?

不是上司要求你,必须一天内写出方案;不是快到下班时间,不得不加紧速度;只是为了提升自己的工作速度,而专门设定时间限制?

《刻意练习》的理念,被人们广泛接受。大家都认同,专家级的水平,可以通过刻意练习而成就。但换个角度来看,专家级的速度,其实也可以通过训练而掌握。

在刚开始写文章的时候,我一个小时的文字输出量,大概也就几百字,不会超过1000字。手生只是一方面,在写作的时候没有明确的时间概念,才是最大的问题。

所以,即便在我开始写作一年、两年后,依旧保持着这样的速度,没有获得丝毫增长。

我本以为,创作这种事情,作为脑力工作,是无法将时间压缩的。

偶然的一次机会,我受邀请去一所中学,为学生们做分享。在和一位老师的交流中,她提到,新生面对考试时,难免会存在题答不完的现象,不论在哪个成绩区间的学生,这种问题都有出现。

老师们采取的对策,也非常简单。要求学生在平日里做习题、做模拟的时候,都在计时状态下答题。用不了多长时间,学生们答题慢的问题就能够得到解决。

这给与了我不少启发,学生可以通过速度训练,而提升答卷速度。而且他们在考试时所进行的,也并非只是体力劳动,同样也是一种脑力输出。那么,是否我也可以通过这种练习,提高自己工作的效率?

所以,我开始为自己写作设定时间限制,尝试用更少的时间,完成更多的创作任务。逐渐的,我每个小时的写作速度,可以维持在1000字、1300字、1600字、2000字。甚至在部分领域里,也可以完成每小时3000字的编写。

看到这里,或许你会有所疑问:“我所在的领域,我的工作性质,能否进行这样的时间压缩?”

我想说的是,我在写文章、写策划案、写软文时,都通过刻意的效率练习而提高了工作效率。虽然提升的比例不同,但终究都有所提升,结余出了更多的时间。

而在我的帮助下,很多朋友、工作伙伴也都获得了效率的提升。无论他们的工作岗位是程序、平面设计、产品。他们可以用远超过去的速度,完成熟悉的工作,这就为他们自己赢得了更多的时间。

无论这个时间是用在承担更多工作,从而脱颖而出;还是通过学习,让自己离梦想更近一步。

有更多的可支配时间,就意味着有无限的可能。

其实,对于很多人来说,日常的工作中,绝对不会缺少时间限制。只不过这种限制,往往是外界所赋予的,远达不到我们的潜能上限。甚至有很多人,因为工作时间足够宽裕,反而还降低了自己的工作效率。

如果你也喜欢可自由支配的时间,就请有效利用《刻意练习》的模式,把时间从低效率的工作模式中抢救出来。

1. 脱离舒适区——有意识的提速

用拖沓的方式,完成熟悉的工作,重复多少次,效率也很难提升。

提升的精髓,在于持续做自己做不好的事情。从一个可行的小目标开始,每小时工作量提升20%,或者做完一件工作的时间缩短20%。

当你适应了这个速度后,就需要立刻转入下一个挑战当中,而不是停止在一个小的提升中止步不前。

熟悉20%的提速,无法让你一下子就飞跃到100%的提速成果。你需要持续而有节奏的增加提速量。

2、大量重复——全方位适应

走出舒适区,提高工作速度,不仅是一种尝试,也是一种适应。

更高的工作效率,意味着你的身体和思维,都需要全新的运作模式。

这也正是为什么20%的提速在刚开始可能并不容易,但一段时间后就会游刃有余。

大量的重复训练,会改变人大脑内各种激素的分泌模式。尤其是很多“压力激素”,如甲状腺激素、肾上腺素、血管紧张素、皮质醇等物质,都会因为突然增加的压力而大量分泌,使人产生不适应的感觉。

而激素的分泌会出现脱敏现象,随着你的刻意锻炼,“压力激素”的分泌终究会减少,高速工作带给你的压力感也会越来越少。

当然,有一点也不得不提。把原先两个小时的工作量,压缩到一个小时内完成,固然会提高人的工作压力。

但对于提前完成工作后的一个小时呢?你不仅拥有压力释放的舒畅,更拥有效率提升带来的成就感。

3、有效反馈——速度就是见证

反馈可以给人持续付出的动力。

无论是“上瘾模型”,还是“Octalysis八角分析法”,很多著名的驱动力研究,都认可反馈是让人持续投入的关键要素之一。

而在工作提速的尝试中,你可以获得最直接有效的即时反馈。

无论是工作完成时间的缩短、单位时间内工作量的增加。还是工作完成后,可支配时间的不断增多,都将向你证明,你正走在一条正确的道路上。

当然,有一点要特别注意,提高速度,并不能以降低质量为代价。

来自领导、来自用户的反馈,都可以让你清楚的了解到,自己工作质量是否有维持在水平线上。

如果跳跃某个阶段后,你感觉自己在速度上能够完成,但工作质量却有了一定下滑,那就一定不能再贸然拔高速度。而是要在现阶段速度下,让自己的工作质量能够得以恢复水准。

二、补速篇——常态积累

一些需要灵感和创意的工作,虽然也能通过刻意的速度练习,提高完成效率。

但提高的难度就相对较大。毕竟有些灵感是需要时间和空间诞生的,并不是你愿意去加速,就能够立即加速的。面对这种情况,你所需要的,就是一次额外的补速。

关于这一点,也不得不去参考一下,学生们面对考试时的做法。

比如语文考试的作文,同样是需要一定创意和灵感才能完成的。

聪明的学生,会在平日里积累好一些故事和金句,在考场上,根据题目,选择相近的故事和金句进行填充,一篇高分作文就可以轻易呈现出来。

即便是普通的学生,老师也会教给他们:在考场上,拿到试卷后,先翻到最后,看一下作文的题目,然后一边构思作文,一边再去回答前面的试卷内容。

固然,我们的很多工作,会因为缺乏灵感、思维堵塞而难以顺畅进行,但我们可以将创意和灵感的积累任务,转移到我们的日常生活中,不经意间完成。

既花不了太多的时间,也能极大程度上打开我们的思路。

为什么灵感的累积最好放在工作之外?因为这能让我们的效率最大化。

关于这一点,我们需要从心理学的角度来了解一下大脑的工作模式。

1、开启大脑

生活中,你可能会有过这样的经历:

你约好与朋友A在某地见面,恰好朋友B也出现在了这个地方。你从他面前走过,却未曾注意到B的存在。

也许会被他叫住,才知道原来熟人就在眼前;

也许是过了一会回过神来,才意识到好像刚才看见了B;

也可能你和B最后谁也没有意识到,你们其实今天面对面走了一遭。

这种情况之所以会出现,就是源于大脑工作模式的一种特点:大脑会专注于发现“他想看到的事物”。

给大脑空间:

面对问题时,大脑需要时间去整理脑中的碎片信息,将深藏在脑中有价值的信息提取出来,并从所经所见中找寻有价值的信息,组成你所需的灵感或答案。

然而,这种思维整理的过程,很难在面对压力时完成。

比如,有时候你会遇到这样的情况:走在街上,你碰到了一个以前认识的人,你努力回想他的名字,明明感觉很熟悉,但当下就是想不起来他到底叫什么。直到跟他挥别,或者过段后时间的某一天,你才突然想起来,原来他的名字是XXX。

大脑需要一定的时间和空间来完成这种整理,但在直面工作压力时,大脑没有一个他所需的轻松环境。

这就是为什么有的人,在写一些需要灵感的内容时,盯着屏幕半个小时,却写不出几行字的原因,不是不努力,而是违背了大脑的运作规律。

给大脑问题:

大脑这种为问题寻找答案、不断诞生灵感的能力,也不是无缘无故就能持续运作的。你需要给大脑准备好问题。

就像我们刚才所说的,大脑会专注于发现“他想看到的事物”,你为他准备好问题,并经常提醒自己有这个问题存在,大脑就会不断开启,持续为你寻找答案、捕捉灵感。

而对于大部分人来说,真正需要立刻完成完全突发工作的情况,其实是很少的。

要么,是对大概的工作方向有一定预期。

你可以提前为自己准备好问题,打开大脑,收集灵感。而后在面对工作时,就可以直接运用这些灵感来补速。

要么,就是工作并不算太紧急。

你可以先把这份需要灵感的工作放下,去完成其他工作。但在工作和工作之余,也经常提醒自己,收集工作所需的灵感。这样,在真正面对那份需要灵感的工作时,就会变得游刃有余。

其实,我相信每个上司也都明白,一份需要灵感和创造力的工作,不可能当下布置,当下就能产生结果。或多或少,都会留给工作者一定的构思时间。

对你而言,你只需要用更适合大脑运作规律的方式,来使用这段时间,而不是盲目苛求自己立刻完成。因为这不符合大脑最有效的运行规律。

2. 时刻积累

开启大脑之后,你会时不时获得一些灵感。但这些灵感可能是转瞬即逝的,你需要把他们你记录下来。否则真正坐在工作岗位上时,可能会出现“昨天的灵感为什么想不起来”的尴尬问题。

无论是手机里的各种云笔记,还是一个实体的笔记本,都能帮你很好的完成灵感记录工作。

而有了记录方式,你也不必局限于只记录眼前工作所需的灵感、答案。对于所有脑内的灵光一现,你都可以用几个字、一两句话记录下来,这花不了多少时间。

也许当下他们无法为现在的工作提供帮助,但当你有一定的积累后,再面对一些问题,你可能都不需要花时间再去等大脑寻找答案,而是可以直接拿出自己曾经就已经准备好的答案,来让自己用最高的效率轻松完成工作任务。

三、多核篇——有效分配

前文所讲的,都是从个人角度出发,如果提升自己的工作效率。

其实对于大部分站在中高层位置的朋友们来说,这只是问题答案的一半,而答案的另一半,则是工作分配。

不必事事躬亲,又须全局把控。抓准核心问题,分派基础工作。对于中高层来说,分配好工作,才是拥有更多可支配时间的关键。

关于这一点,又是另一门重要的学问,相信很多朋友都已经在管理类的书籍和日常的工作分配中,积累了一定的经验。今天在这里,我们就不铺开进行探讨了,以后我们会在另外的文章中再进行解读。

写在最后

人类的工作速度,不可能无限提升,一定存在上限。

但对于大多数人来说,在速度上限到来之前,至少还可以提速100%。

越早开始这份简单的训练,你就会越早拥有更多可支配时间。

#专栏作家#

墨饕,人人都是产品经理专栏作家,网络营销人,心理咨询师。擅长消费者行为学、文字传播学、市场营销学等领域。

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