GTD,Getting Things Done,是一套协助完成任务的方法论,核心点是收集、整理、组织、回顾、执行。那我们要如何使用GTD呢?

GTD经验分享:一个产品负责人的效率工作流

你有没有遇到过这种情况?

要做什么都是靠大脑来记忆,有空余的时间准备做事情的时候,有好多件事围在脑子里转:比如今天大概有3件事必须做完、这周要写一份报告相关数据还没拉、突然插进来的任务还没做完、信用卡账单后天到期别忘了还款、净水器的滤芯好像用很久该换了、还有一个月XX过生日要给XX要买礼物、XX学习相关知识有个教程还没看完、待阅读的文章还没看等等等。工作、生活、家庭、相关重要时间节点,这些都纠缠在一起。每天睡觉前总是有焦虑感,感觉还有事情没有做完。

如果你也有这样的困扰,或者已经知道GTD但还苦于如何运用,这篇文章希望可以给你一些启发。

GTD经验分享:一个产品负责人的效率工作流

GTD是什么?

收集就是把在心里许多各种操心、要解决的事情全部写下来,让心里彻底清空。包括你必须做的(如工作要交的报告、具体的工作)、想去做的(如徒步、蹦极)、想去学的(如深度学习、跳舞)、想去实现的目标(如减肥、财务自由)等等。

整理是审视这些事情的重要紧急程度和复杂程度,做出立刻做、委托别人做、延期之后做、分拆到某天做、舍弃不做的决定。

组织是把委托、延期、分拆后的事项进一步处理,做好分类,设定好开始、截止时间,这样可以在特定的地点和时间告诉你该做什么。

在Omnifocus中,主要是通过项目标签分类、设置开始、截止时间:

我把Omnifocus中的项目用作事项分类,标签用作情境分类,然后通过Omnifocus特有的透视功能,通过条件筛选形成我自定的视图office-today、work track等;这样到公司,点击office-today就会筛选出来今天在公司我需要做的事。点击work track,就可以看到今天我委托其他人做的事情。推迟至就是把不需要立刻做的事情推迟到需要开始做的日期才展示;截止是必须要在这个日期完成,当快到期的时候会有显著的提醒。

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GTD-组织

回顾是我在大学放弃的原因,就是每天、每周要固定花时间去校准任务信息。现在花这点时间,却可以帮我解决很多问题,那无疑这个时间的性价比就很高了,所以我也乐意去做这件事。

要校准哪些信息呢?主要是看看没完成的这些任务还要不要做,要不要延迟,要不要继续拆解。让这些任务的信息保持有效,才能保证后续这些任务可以被安排并执行。

执行,最重要的一点!在这步前面那些只是前期的准备,很多GTD失败的情况就是只热衷于前面的那几步,而忽略这个最重要的一步,GTD如果没有这步,前面的没有一点意义,只是在浪费时间而已。

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每周的开始

(1)回顾本周工作有哪些没来得及完成,考虑如何安排

没完成的一般都是不紧急的事情,或者是推进进展不佳的任务。对于这些任务,要么提高优先级下周早点完成;要么就是任务太大没法做完,要拆解的再细致些;要么就是其实没有那么重要,要果断舍弃。

(2)把下周需要完成的事、可以做的事安排到具体日期里

先在日历中,查看下周的日程安排,在日历中找到属于自己可支配的时间。因为在工作中,我会有沟通、会议、面试等已经被确认的工作,也要去掉吃饭、锻炼、通勤、休息的时间,剩下的才是真正属于我自己的时间。我要在这些时间里,去分配要做的工作。

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每周开始-日历

我会使用Omnifocus中的预测功能,查看下一周每天截止的工作和被安排到那天的工作,使用番茄个数(1个番茄25分钟)来评估工作时间,一般安排3~5个番茄,最多不要超过8个。

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每周开始-下周工作

原来我学别人的一些经验,日历和GTD工具是有明显的界限的,日历只放有明确开始结束时间的事项,比如会议,方便安排会议的时候不要打架。在没有被安排的时间里面,我会打开GTD工具,根据里面任务的优先级,在这一天里面见缝插针的完成任务。

但是这样会有两个问题:

一个是排定的工作列表无法全部完成,因为总会有各种各样的事情打扰,每天看着被安排却无法完成的任务就会很焦虑。二是见缝插针的工作方式,不适合需要需要分析思考撰写的工作,每次被打断后有可能思路就不连续,或者再次进入状态要比较长的时间。

所以我后面改为,把任务分配到每天后,我会在日历中给到这个任务分配相应的时间。这样我就能保证在这个时间点,我要完成的工作。

考虑到产品工作沟通的特殊性,我在日历上安排时间时,一般会安排一个小时的时间给一个番茄,这样如果中途有事,可以及时处理,同时可以保证番茄的可完成。如果没有打扰,那就在一个番茄后,继续进入下一个番茄,如果可以尽早完成当日工作,就有时间去做其他的事情。

在安排下一整周的工作内容时,因为时间过长,所以并不是太细致。但是对于下周一的工作内容是可以具体安排,这也是下面所说的当天晚上安排次日的工作。

工作日流程

过了周日,就到了全新的一周,在这一周的每个工作日里,我一般是通过下面几个手段来保证任务的完成。

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工作日流程

(1)按照番茄工作法,消化解决安排到今天要做的事

在早上到达办公室后,我会按照日历中的安排开始当天的工作,在规定的时间内尽可能完成既定的工作内容。

我采用的是番茄工作法,一个任务给到25分钟聚焦去解决一个问题,达到规定的产出,之后休息5分钟,继续下一个25分钟番茄任务。如果在番茄任务计时中,被打断去开会、去做其他的事情,那这个番茄任务就舍弃掉,不能继续计时,也不能算完成一个番茄。等到你任务重新开始的时候,开始一个新的番茄任务。

番茄工作法会遇到的一些问题:

给任务所设的番茄数过少?这种情况下,继续加番茄完成任务,完成后记录一下实际真实番茄数,后续评估的时候就有经验了。比如GTD分享的准备,我开始设定了2个番茄,但实际花了差不多5个番茄。后续我再做分享,我就知道要给到多少的工作量。什么样的打断要舍弃一个番茄,重新开始计时?这个打断不是眼睛瞄瞄其他网页就算的,应该是打断了思路的程度,思路停止了1分钟以上的可以算是打断,应该要重新开始番茄。

要能够在当天完成既定的工作内容,就要求我们对排进来的工作任务有2个要求:

一是安排的工作内容,要有必须完成的和可以延后的进行搭配,这样遇到突发情况的时候,优先保证必须完成的事项。二是因为时间有限,所以安排进来的工作是最重要的事情,这要求你对事情的轻重缓急有清醒的认识,我们每个季度设置的OKR就是在宏观层面帮助团队成员界定任务的轻重缓急。

番茄工作法是为了聚焦精力进入工作,适应一段时间养成习惯后,不开番茄也可以,工具不是必须,完成任务才是最终目的。

(2)接到新任务要先分类再处理

在工作中,每天会有不在安排中的新任务会需要处理,对于这种打扰要承认,这是不可避免的一件事,所以要去思考如何在尽量不打扰今日工作安排的情况下,来接受新任务。

GTD的方法就是先分类再处理:接到不在安排中的新任务时,5分钟内能处理完的直接处理掉;如果是今天要开始或解决的,重新排定今日日历,给这个任务分配时间;如果是可以延后的,仅放GTD收件箱中,等到晚上再安排。

(3)每晚回顾、安排明日工作

每个工作日晚上,我会做3件事来结束今日的工作。

第一就是回顾今日的日程表,没有完成的继续延期、拆解、舍弃。

第二是清理收件箱。经过一天,收件箱中会有新增任务,我们要及时对任务收件箱的任务进行拆分排期,如果这个任务需要几天才能做完,或者有需要别人的配合,那这个任务就是一个项目,对于项目要分拆具体可执行的。

任务拆解我再举一个例子-如何学习某个具体技能,这个例子不是我自己总结的,我是看到别人的经验之后拿过来用的。链接为:https://kenengba.com/post/3569.html

这里有一点要大家注意,不要沉迷于拆解中,不要拆解的过于细,只要到可以执行做的步骤就可以了。

第三是对安排的工作内容进行校准、排期。

这个跟周日的差不多,但是在具体的工作日的时候,可能会增加新任务、新会议,挤掉原本属于自己的时间,对于优先级高的任务和会议,还是优先给到时间排期。

及时更新自己的日历,被安排新任务时,打开日历表,就可以知道新任务我大概可以完成的时间是什么时候,避免因为乱承诺,在时间节点无法给到交付物的情况。另外当有重要的事情插进来,影响了原先承诺的交付物产出时间时,要第一时间跟交付人沟通情况。

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工作日流程-日历校准

对于我来说,比较重要的是下面两点:

确认的会议要尽早安排并通知,越提前越好,比如项目流程中各种会;承诺的交付时间是我感知别人工作进度很重要的一点,承诺的时间要再精准一些,有变动的时候一定要及时沟通。

结尾

以上就是我使用GTD来安排工作的大体流程,在生活方面会更加复杂一些,但是本质思想还是一样的。

GTD工具口碑比较好的是Omnifoucus和Things,国内也有滴答清单可以使用。不想折腾的就直接选Omnifoucus。

对GTD感兴趣的同学,有问题或者建议,欢迎相互交流学习。

作者:产品在思考;更多聊产品、聊出海。微信公众号:产品在思考

本文由 @产品在思考 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议




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