一个高效的周例会对于团队管理来说至关重要。它不仅能解决无法准确掌握项目进展的问题,更能协助成员高效完成目标,增进团队目标感。如何高效利用周会解决问题?作者分享了几点方法,希望对你有所帮助。

小团队怎么高效进行周例会?这3个要点要注意

周例会,想必大家都不陌生,现在大部分的公司几乎都会采用例会的方式来进行团队管理。

但除了开会和准备开会,我们每天的工作也需要如期完成。

所以如何能保证周例会的高效就成了我们平衡会议与繁重工作中非常重要的一点。

今天,我们就来聊一聊小团队怎样能高效地进行周例会。

小团队怎么高效进行周例会?这3个要点要注意

(excel版会议资料范例)

1. 会议准备阶段

所需准备会议资料的时间较少。该表可作为日常的任务拆解表,在每次开周例会前,只需要更新一下这个表的进度即可。可以尽可能地减少会议准备时间,释放更多的时间用于团队成员完成工作上。

2. 会议阶段清晰明了,可参见以上 excel周例会范例。每一行就是一个事项,每个事项的进展都很清晰,总体项目的进展和所需协助也很容易看出来。这将最大限度地提高开会本身的效率。修正成本低。相比较 word和 PPT,excel版本的周例会材料在需要进行修正的时候是成本最低的。既不需要考虑排版问题,也不会影响到其他不需要修改的内容。3. 会议总结阶段

便于汇总总结。会后总结是对我们本次周例会的最终汇总,也会作为leader参加自己层级会议的准备材料使用。可以明显看出,统一的 excel 表格是最便捷的汇总方式。

总结

我们综合来看一看,对于周例会,团队 leader最需要的是了解项目进展、修正不正确的步调和增进团队目标感。

团队成员最需要的是确认自己的方向和步调,用以协助自己高效完成任务;以及获得自己需要的协助。

由此可见,周例会沟通的核心内容是:任务及其拆解内容、每个任务的进展、当前遇到的问题及所需协助、最新信息同步以及再次重申目标。

一场高效的周例会在会议准备阶段、会议阶段和会后总结阶段都是同样高效的。

对于一个小团队,想要实现高效进行周例会,excel的周例会汇报方式是最为优秀的。

它清晰明了的进度展示是实现 leader掌控项目进度和了解成员所需协助的最好方式,也便于在需要调整和修正的时候快速修正。除此之外,还能减少会议的准备时间和总结时间。

总而言之,对于一个小团队而言,excel的周例会是最高效进行周例会的方式。

作者:蜂蜜乌龙茶;微信公众号:产品旅程

本文由 @蜂蜜乌龙茶 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议




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