如何将杂乱的工作内容进行有效整理?方便快速查找相关信息?如何搭建自己的专业体系?本文讲述了大佬的秘密武器:专业体系、如何搭建自己的专业体系以及专业体系如何进行实际应用。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

我发现,现在处于信息时代的工作,每天都会产生各种各样的信息和任务需要我们去完成。

于是很多人会建立工作文件夹,手写笔记本,在线软件等把全部内容都记录进来,成为信息大杂烩,没有形成好的联系和重点。结果杂乱导致往后回溯工作内容找起来很麻烦,工作效率低。

感觉自己做了很多内容,但是又无法具体说得清楚。这也是许多人在工作上存在的共性问题:

没有形成自己的专业体系,许多相似工作没有形成自己的解决方式。没有形成一种适合自己的工作整理习惯,工作流程梳理不明确。工作没有方向或重做了许多重复工作导致效率低。信息杂乱,不健全,找起来费时间费精力。大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

(部分展示)

如上图,因为有太多内容是我自己总结,部分内容会涉及一些隐私内容,这里以新号做为输出分享~

搭建起自己的专业体系对我帮助真的非常的大,我可以有:

有目的方向的去扩充我的专业库,积累我的经验。非常多的信息总结和跟踪,提高我二次工作的效率性。我的积累形成系统化,随时能快速找出信息。随着不断的积累,能使我变得更加的专业。

熟能生巧,专业大佬们都有自己的一个专业体系。就好比武器库,才能在激烈竞争的市场上闯出属于自己的天地!

接下来我将分享我的工作方法的思路—搭建属于自己的专业体系。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

(专业体系总览图)

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图,如果将我们的工作拆分,实际上就是两个部分的组成——执行任务和收集信息,行动和信息可以理解为为完成工作而执行的动作和需要收集归纳的信息。

专业是工作的不断积累或者形成自己的方法构成的。

一方面,不同的工作分工构成了一个完整的专业,另一方面,不同的专业组合成了自己系统的专业体系。因此形成自己的专业体系的基础是一项项的行动和信息为基础所搭建起来的。

虽然大家都有不同的记录习惯,有时候忙起来转眼就会忘记很多事情,所以做笔记还是坚信大家听了很多遍的大实话:好记性不如烂笔头,千万不要太相信自己的记忆力。

接下来我以一项工作为具体案例分享

2.1.1 确定专业方向

对于自己的定位清晰,可以说这是搭建自己工作专业体系的灵魂所在。根据自己的学习和工作匹配,我需要哪些专业能力高效的完成工作?

这些专业不会受到局限,当有需要更加新的内容可以建立添加,毕竟知识信息的海洋是无穷的。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图,我需要具备产品推广的能力,并与公司新产品需要的工作进行匹配。那么定位目前我需要掌握的专业能力方向,对应的工作和获取的新知识新技能我就可以分门别类的扩充我的专业库,这样我的专业体系就有了多条主干去深耕延展。

2.1.2 梳理不同专业下需要的工作

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图,我需要对新产品进行产品推广,那么我会梳理出我需要完成的哪些相关工作,对工作进行梳理分类。这样我的专业主干下就有了不同的工作分支去延伸和积累,形成我的专业体系雏形。

2.1.3 梳理工作业务流程

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图,我以产品推广的第10项工作“客户交流”为例。

首先我会将客户交流工作流程规划好,需要完成哪些内容?

其次将以行动和信息为方向思考完成每一个步骤中我都需要收集什么内容,执行什么动作任务,这样就可以把工作条理化。

2. 工作内容按属性分类

将工作内容按行动和信息归纳分类。我们将梳理完成的工作业务流程按行动和信息进行拆分并且分类:

行动,使用滴答清单来设置提醒。信息,使用印象笔记来进行存储。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如图,我将“客户交流”工作进行拆分分类后,根据不同工具的属性匹配工作内容来使用,就能发挥出最大的效益,可以相对应的管理。

这样对于工作的整理就不再头疼,记在本子上或者只用一个软件,用着用着自己就怀疑人生了……最后形成这样的完整信息。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图,我对工作进行了拆分,然后按序号分别建立对应内容,信息统一在印象笔记管理,执行和提醒统一在滴答清单管理。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图,我在整理客户资料模板时,第一步我会将目前的资料收集做跟踪表与滴答清单的提醒结合,驱动我去完成相关的内容,以免遗漏。

第二步我会花精力去完善丰富所需要的的资料,更有力的支撑我完成工作,减少不必要的时间消耗和精力损失。

3. 搭建线索系统

当信息越来越多的时候,很多人就会不知道放在哪里,或者怎么做好分类,慢慢地也变成了笔记本就成了大杂烩,甚至自己找不到以前的内容了。

比如你可能想起某句话,但是你忘了是谁提的?那么信息管理的关键是什么?

不就是在最短时间找到我需要的内容么。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

当信息越来越多的时候,我们就需要搭建线索系统,方便我们能够快速的找到我们所需的信息。

2.3.1 生成汇总目录

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

如上图我目录主要设置为“客户交流”工作的目录信息,可以查看与客户不同的交流状态下的跟踪信息及状态。

生成目录的好处在于全局总览,可以快速的查找到某条信息以及相关内容,因为随着你不断的积累,信息越来越多,在快速查找信息上目录就能起到关键作用。

比如我在查找某个客户时,我就可以直接根据目录点击查看。如下图

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

2.3.2 形成信息整理模板

形成信息整理模板的好处有:

添加许多新的信息时候,减少重复筛选,提高效率。方便自己了解自己还缺什么内容,花精力到最有价值的方向上。每次不需要重新去构思需要补充多少内容,避免了有的知识点遗忘。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

2.3.3 设置文件名和标签的关键词

当积累的内容越来越多之后,有时候我们想查找信息时候只记得部分内容,那么这部分内容的关键词对于你能快速查找相关信息非常重要。

如果没有做好整理,我想应该会十分头大……接下来看两个对比图。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

(杂乱的内容,确定能找到你想要找的内容么?)

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

(看起来是不是清晰了很多)

如上图,我会在笔记本组、笔记本、笔记都有设置对应的关键词。

笔记本组采用英文字母+专业+内容。笔记本采用序号+工作内容。笔记本是先存档一份目录和模板,然后采用时间+名字+具体业务的方式去方便我去快速查询我的信息。

比如我选择搜索这个月或者查看某个客户的信息时候,就能快速查看,因此做好关键词对我们查找信息十分的重要。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

2)创建模板副本,并且修改名字,设置按名称为排序规则。因为这样内容就可以首先以序号为名称排序,其次按更新时间排序。非常容易生产新笔记整理。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

3)复制笔记本链接到新客户笔记目录中,这样只需要找到目录信息那么所有的内容都能快速查到。

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

‍‍4)最终的效果,我们的专业体系就能搭建起来了。‍

大佬都在用的1个工作方法:搭建专业体系

你们也看到了,印象笔记有强大的链接功能,这也是搭建线索系统非常关键的功能。

最后到了这一步,将自己的专业体系搭建起来了,很大的收获就是更加有动力去做事情,把投入的精力不断去扩充我的专业内容。

就像是启动了一个开关,把自己的体系不断的查漏补缺,经验和内容不断进来,专业能力就会启动自增长。

到此,基本就从0-1搭建形成了属于自己的专业体系,过程需要不断的灌溉输入,形成自己最宝贵的知识财富。有兴趣的朋友可以试试看,共勉!

作者:玄冰, 微信公众号:玄冰的博客

本文由 @玄冰 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于CC0协议




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